درآمدی بر سیستم های حسابداری

*تعریف سیستم حسابداری:

سیستم حسابداری، عبارتست از مجموعه‌ای از اجزا به هم پیوسته در داخل یک موسسه که آثار مالی رویدادهای آن موسسه را به گزارشها و صورت مالی تبدیل می‌کند. سیستم حسابداری مانند هر سیستم دیگری از اجزا به هم پیوسته تشکیل شده، جهت نیل به یک یا چند هدف به فعالیت خود ادامه می‌دهد، مبدل است یعنی رویدادهای مالی را به صورتها و گزارشهای مالی قابل استفاده برای گروه‌های مختلف استفاده کننده از اطلاعات مالی تبدیل می‌کند و با تهیه تراز آزمایشی، اطلاعات بازخور جهت کنترل سیستم حسابداری ارائه می‌نماید.

یک سیستم حسابداری، به عنوان یک سیستم جز از سیستم کل موسسه بوده و تمام سیستم‌های باز تحت تأثیر متقابل عوامل محیطی از قبیل عوامل اقتصادی، اجتماعی و …. قرار دارد.

در مورد تأثیر عوامل محیطی بر سیستم حسابداری می‌توان از مطرح شدن حسابداری تورمی بعد از 1970 به این سو و یا از تغییرات در قوانین مالیاتی، تجاری و بانکی و تأثیر آن در داده‌ها و پردازش آنها و تهیه صورتها و گزارشهای مالی براساس این تغییرات یاد کرد. هر سیستم حسابداری از سه بخش تشکیل شده است:

ورود داده‌ها :

در یک سیستم حسابداری، ثبت رویدادهای مالی براساس اسناد و مدارک اولیه به عنوان داده‌هایی به سیستم، شامل صورتحساب (فاکتور) خرید، صورتحساب فروش، رسید دریافت‌ها و پرداخت‌های نقدی و …. انجام می‌شود.

پردازش داده‌ها :

پس از ورود داده‌ها (اسناد و مدارک اولیه) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت می‌گیرد:

اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تأثیر آنها بر دارائیها، بدهیها، هزینه ها، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه، حسب مورد به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت اولیه می‌شوند.

البته در برخی از موسسات، به جای اینکه رویدادهای مالی را مستقیماً از روی اسناد و مدارک اولیه در دفاتر ثبت نمایند، اقدام به تهیه برگه حسابداری یا سند حسابداری (پیش نویس روزنامه) می‌کنند. در موسسات بزرگ، ثبت اولیه اسناد و مدارک مربوط به گروهی از رویدادهای عمده مالی در دفاتر روزنامه اختصاصی صورت می‌گیرد.

ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقی می‌شوند. زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد، برای داشتن اطلاعات جزئی و تفضیلی از این قبیل حسابهای دفتر کل، از دفاتر معین یا کارتهای معین، استفاده می‌شود. هر یک از دفاتر یا کارتهای معین، یک حساب کنترل در دفتر کل داشته و تعداد دفاتر معین و حسابهای کنترل آن در دفتر کل به وسعت و نوع فعالیتهای یک موسسه بستگی دارد.

ستادها:

نتیجه پردازش داده‌ها در یک سیستم حسابداری، صورتها و گزارشهای مالی (ستاده‌ها) است. صحت ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل ، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تأیید می گردد. تراز آزمایشی، به  عنوان ستاده سیستم حسابداری و مبنای کنترل پردازش انجام شده، مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی واقع شده و برخی از اطلاعات آن به عنوان باز خور برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده‌های جدید وارد سیستم حسابداری می‌گردند. ستاده‌ نهایی سیستم حسابداری صورتها و گزارشهای مالی و اطلاعات ارائه شده در آنها است.